LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN

LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN
“Sistem Kepastian Kualitas”

PT. OPQ

D

I

S

U

S

U

N

OLEH:

ANDRE PRATAMA             ( 20212814 )

ARBYAN SUHARTONO     ( 21212025 )

  FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

2015

Depok, 8 April 2015

No                   : XXX/KAP/XX/2015

Lampiran         : 4 eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT. OPQ

Di Jawa Barat

          Kami telah melakukan audit atas Program Pelatihan Sistem Kepastian Kualitas pada PT. OPQ untuk periode 2015. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Sistem Kepastian Kualitas yang dilakukan oleh perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Sistem Kepastian Kualitas  yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan manajemen yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

          Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I                           : Informasi Latar Belakang

Bab II                          : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III                        : Rekomendasi

Bab IV                        : Ruang Lingkup Audit

         

 Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.

                                                                       

Bab I

Informasi Latar Belakang

PT. OPQ  berlokasi di Jl. Spirit You, Jawa Barat, didirikan januari 1990.PT. OPQ bergerak dibidang reparasi tower. Tujuan didirikannya perusahaan adalah memberikan jasa dalam reparasi modul BTS dan antara lain :

•   Manajemen layanan proyek (Project Management Services )

•   Pelaksanaan layanan ( implementation services )

•   Pemeriksaan site dan optimasi jaringan (site audit and networkoptimization)

•   Manajemen pelayanan/ FLM (managed services/First Level Maintenance)

Susunan Direksi Perusahaan saat ini adalah sebagai berikut :

Komisaris Utama        : Tn. OPQ

Komisaris                    : Ny. OPQ

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :

1.    Menilai kinerja manajemen dan jajaran perusahaan dalam memenuhi standar ISO 9001:2008.

2.    Memberikan berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam sistem kepastian kualitasyang ditemukan.

Bab II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1)      Prosedur Proses yang berhubungan dengan pelanggan terdapat kelemahan dalam memenuhi Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk. Tidak adanya Persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.

2)      Prosedur Perancangan Desain dan Pengembangan mengandung beberapa kelemahan di antaranya:

                                i.            Perusahaan tidak merancanakan dan mengendalikan proses desain dan pengembangan produk.

                              ii.            Prosedur Perencanaan desain dan pengembangan belum dilakukan oleh perusahaan.

                            iii.            Perusahaan tidak mengelola pertemuan dari berbagai kelompok yang melakukan desain dan pengembangan untuk memastikan efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggung jawab.

                            iv.            Output dari perencanaan desain dan pengembangan tidak dimutakhirkan pada saat desain dan pengembangan berjalan.

3)      Penyajian Input untuk Desain dan Pengembangan terdapat kelemahan yang mencakup Persyaratan dari UU dan peraturan yang berlaku dan informasi yang diperoleh dan desain yang serupa dengan yang lalu.

4)      Personalia tidak terlibat dalam peninjauan ulang ini dan tidak mewakili berbagai bagian yang berkepentingan dengan desain dan pengembangan yang sedang ditinjau ulang ini.

5)      Prosedur validasi Desain dan Pengembangan mengandung beberapa kelemahan di antaranya:

                                i.            validasi terhadap hasil desain dan pengembangan belum ada rencana yang disusun untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan akan mampu memenuhi persyaratan pengguna dari produk tersebut karena perusahaan tidak menghasilkan desain dan pengembangan.

                              ii.            untuk menyelesaikan proses validasi sebelum penyerahan dan implimentasi produk dilakukan, perusahaan belum memiliki prosedur untuk melakukan validasi secara parsial sesuai dengan kebutuhan.

                            iii.            Tidak adanya dokumentasi hasil validasi dan berbagai tindakan lanjut yang diperlukan, karna perusahaan tidak mendesain dan mengembangkan produk.

6)      Tidak terjadi Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan didalam perusahaan.

Kriteria:

1)      Perusahaan harus memenuhi persyaratan yang berhubungan dengan produk salah satunya dengan memenuhi persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.

2)      Prosedur perancangan desain dan pengembangan harus dilakukan oleh perusahaan, supaya perusahaan bisa membuat dan mengembangkan produk sesuai dengan bidangnya.

3)      Penyajian Input untuk desain dan pengembangan harus mencakup persyaratan dari UU dan peraturan yang berlaku, informasi yang diperoleh dan desain yang serupa dengan yang lalu.

4)      Personalia harus terlibat dalam peninjauan ulang ini agar mewakili berbagai bagian yang berkepentingan dengan desain dan pengembangan yang sedang ditinjau ulang.

5)      Perusahaan belum melakukan validasi Desain dan Pengembangan.

Penyebab:

1.      Belum tersedianya desain dan pengembangan produk yang berkaitan dengan perancangan dan validasi.

2.      Belum adanya pedoman buku secara tertulis yang dimiliki perusahaan, dalam persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.

Akibat:

1.      Perusahaan hanya bisa memesan produk kepada perusahaan lain untuk keperluan pekerjaan jasa.

2.      Banyak prosedur persyaratan yang berhubungan dengan produk yang tidak memenuhi.

3.      Terdapat beberapa Penyajian Input untuk Desain dan Pengembangan tidak memenuhi persyaratan dari UU dan peraturan yang berlaku.

4.      Perusahaan tidak melibatkan personalia dalam peninjauan ulang desain dan pengembangan.

Bab III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Terdapat beberapa kelemahan di antaranya:

1.      Kelemahan yang terjadi pada perancangan desain dan pengembangan, Perusahaan tidak dapat membuat dan mengembangkan produk.

2.      Kelemahan yang terjadi pada proses dengan pelanggan dalam memenuhi persyaratan yang berhubungan dengan produk

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.      Perusahaan harus merancang desain dan pengembangan produk agar dimasa yang akan datang tidak harus memesan produk ke beberapa perusahaan lain.

2.      Persyaratan yang berhubungan dengan produk harus mempunyai persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk bagi perusahaan dimasa yang akan datang.

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Sistem kepastian kualitas di PT. OPQ untuk periode 2015. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen terhadap kepastian kualitas, standar perusahaan sudah memenuhi ISO 9001:2008, dan kepuasan pelanggan terhadap program jaminan PT. OPQ.

Bottom of Form